Si puedes: diciembre 2015

Bitacora (Tercera Parcial

Access:

Programa utilizado para la gestión de datos a través de informes y consultas, que incluso puede importar información creada con otros software (como Microsoft Excel).

Con Access, puede:

Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
Modificar datos existentes en la base de datos.
Organizar y ver los datos de distintas formas.
Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, etc.

Herramientas:

En la barra de herramientas, encontramos la pestaña de Crear, donde encontramos las utilidades de Access, como lo son las Consultas, los Formularios y los Informes.

Tablas:

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.

Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

Crear una base de datos en Access:

Al abrir Access, aparecerán varias opciones inmediatamente, para crear un nuevo archivo, seleccionas la segunda opción: base de datos del escritorio en blanco.
Al darle clic aparecerá una parte donde te pide que escribas el nombre, aunque es mas conveniente dependiendo la base que realizas, te da la opcion en la parte derecha, hay un folder; donde te permite crear una carpeta nueva.
Ya creada y con el nombre que elegiste, le damos clic en crear y de esta manera se abre el nuevo archivo.
Ya creado el archivo, ya podemos comenzar a llenar la base de datos según a nuestro gusto o de acuerdo a lo que necesitemos.
Al igual que otras bases de datos; como excel ,podemos empezar dándoles los nombres de los campos y de igual manera podemos empezar a llenar los registros con nuestros datos.
Ya que este creada la base de datos, podemos realizar modificaciones según nuestra necesidad de la información.
Para proseguir podemos configurar el tipo de campo que necesitemos, desplegando la pestaña a la par del nombre del campo que prefiramos modificar y seleccionamos el tipo mas conveniente o de tu preferencia.
En la pestaña inicio encontramos la opción de Ver donde, en donde esta la opción de Diseño, donde podemos modificar las opciones de los campos a nuestro gusto.

CONSULTAS:

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas.

Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al porta papeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe.

Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.

Iniciar consulta:

Para iniciar un consulta con los datos que ya tenemos, seleccionamos el asistente de consultas en la herramienta o en la parte superior de Consultas.
En el cuadro que aparece podemos seleccionar la opción que deseemos dar a nuestra consulta y damos clic en Aceptar. Esto nos abrirá una ventana donde podemos seleccionar los campos requeridos utilizando las flechas. Una vez seleccionados, damos clic en Siguiente.
En la última ventana que aparece nos da la opción de cambiar el nombre de nuestra consulta y la manera de abrir la misma.
Una vez finalizado nos abrirá el archivo de consulta de lado derecho de nuestro archivo.
Para crear la consulta deseada, vamos a la pestaña de Inicio y seleccionamos la opción de Diseño y nos abrirá la hoja de manera que podamos editar los campos sobre la consulta que deseemos.
Ya realizado nos regresará a la vista Tabla donde podemos obtener la Consultas.
Podemos utilizar comodines que nos ayuden a realizar las consultas. Entre ellos El

asterisco ( * )
Las comillas (“ ”)
El mayor y menor que ( < , >)
La Y ( Y ).

FORMULARIO

Proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando.

Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos.

Usamos los formularios para trabajar con la base de datos, estos están vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma más práctica , según el gusto y el empeño que le ponga el usuario, para trabajar con nuestra información.

Para realizar un formulario podemos auxiliarnos de del asistente que se encuentra en la pestaña de Formularios en la Barra de Herramientas de Crear. Nos abrirá una ventana donde podemos seleccionar las opciones que deseamos. Una vez seleccionado damos clic en Siguiente, en donde nos mandara a una nueva ventana donde podemos seleccionar la distribución del formulario, la seleccionamos y damos en siguiente.

2. En la siguiente ventana podemos seleccionar el nombre del formulario y seleccionar la forma en que deseemos que se abra. Y terminamos dándole clic en finalizar.

3. Una vez creado el formulario nos lo abrirá y para modificar la apariencia del formulario vamos a la pestaña Diseño. Podemos cambiar el acomodo de las preguntas, el color de éstas y del fondo de la hoja.

4. Podemos hacer el diseño que deseemos en vista Diseño de Formulario quedaría de la siguiente manera:

MACROS EN FORMULARIO.

Herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles. para ello las macros contienen acciones que realizan tareas y casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.

Para colocar una macro en la pestaña de Herramienta de diseño de Formulario se encuentran la opción del botón para colocar las macros (botón con xxxx).
Ya seleccionando la opción de botón, realizamos la forma dentro de la hoja de formulario, que nos abrirá una ventana donde podemos editar la acción que deseemos que efectué la macro, seleccionamos en la siguiente ventana el tipo de forma que deseemos, ya sea texto o imagen y damos en siguiente y cambiamos el nombre del botón y damos finalizar.
Se coloca el botón a nuestro formulario. Y ya en el, tenemos la opción de editar el tamaño estirándolo, también el color dándole clic derecho sobre el botón y seleccionando la opción color de fondo, y de esta manera también podemos hacer otras ediciones.

INFORMES:

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica. Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Para crear el informe seleccionamos el asistente de la barra de Crear en la opción de Informes, la cual nos abrirá una ventana donde podemos seleccionar los datos de los que deseamos obtener el informe. Ya seleccionados damos en Siguiente.
En la siguiente ventana podemos seleccionar la prioridad con que deseemos que se agreguen los datos del informe y al finalizar, damos clic en Siguiente. También la manera en que queremos que se distribuya la información